Se você é empresário, todos os dias faz a emissão de Nota Fiscal e também recebe várias outras logo depois de fazer compras. E, conforme manda o costume, deixa tudo sempre muito bem guardadinho. Mas, você já parou para pensar na real importância desse documento?
Nota Fiscal
É por meio deste documento que é possível comprovar a realização das mais diversas transações envolvendo mercadorias, serviços ou produtos, por isso, muitos chegam a dizer que ela é uma espécie de certidão de nascimento das compras. E não é para menos, afinal, ela mostra onde e quando o consumidor adquiriu o produto, comprova a garantia, informa o tipo, modelo, marca, série e assegura o direito na hora de registrar a reclamação nos órgãos de Defesa do Consumidor.
Além de tudo isso, ao exigir a nota fiscal o consumidor assegura a arrecadação de impostos estaduais e federais.
Agora que você já recebeu boas explicações iniciais sobre o tema, que tal conhecer algumas de suas curiosidades?
Durante quanto tempo devo guardar uma Nota Fiscal?
É recomendável que se guarde por quatro anos mais o ano vigente, ou seja, por um total de cinco anos. Por isso é tão importante contar com um software para gestão empresarial que seja capaz de armazenar esse documento eletrônico (Nota Fiscal eletrônica) durante longos períodos. Conheça o sistema que pode te ajudar com recursos automatizados e que facilitam o gerenciamento de uma nota fiscal.
Desde quando existem as chamadas Notas Fiscais Eletrônicas?
Desde 2006, quando foram emitidas as primeiras Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). A partir de abril de 2007 elas passaram a ser obrigatórias em alguns setores. Para todos os demais contribuintes do ICMS, a obrigatoriedade teve início em dezembro de 2010.
As Notas Fiscais eletrônicas integram o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal.
Objetivos da Nota Fiscal Eletrônica
O principal objetivo é utilizar um único modelo nacional de documento fiscal eletrônico em operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Isso fez com que houvesse uma substituição das notas fiscais antigas (feitas em papel nos modelos 1 e 1ª).
Benefícios trazidos pela Nota Fiscal Eletrônica
Automaticamente reconhecida pelo sistema da Secretaria de Fazenda (SEFAZ), a Nota Fiscal Eletrônica tem como principais benefícios a redução de custo e de tempo nos trabalhos de fiscalização por parte da Receita Federal.
Por ser digital, ela pode ser enviada pelo fornecedor ou prestador de serviços por e-mail, não dependendo do uso de papel. Quem emite também não precisa guardar uma via física, facilitando trabalhos e ajudando a preservar o meio ambiente. Só é impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
O que é DANFE?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é o item que vai junto com as mercadorias, em papel impresso. Nele é possível encontrar a chave (44 números) para se ter acesso às informações da Nota Fiscal eletrônica. É utilizado para acompanhar a mercadoria em trânsito, para efeito de fiscalização. Só é válida após o agente fiscalizador consultar a chave de acesso.
Já para as empresas, o que importa é um arquivo de extensão XML, geralmente enviada pelo fornecedor via e-mail.
XML, descubra o que é!
O XML é o arquivo que guarda todas as informações referentes à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ou seja, é a nota em si. É por meio do XML que a Receita Federal tem acesso ao conteúdo e pode detectar eventuais irregularidades, intensificando a fiscalização.
Notas Fiscais eletrônicas. Como cancelar?
Sim, é possível cancelar uma Nota Fiscal eletrônica. Mas, o prazo para isso é de até 24 horas após sua emissão. Entre esse período e 31 dias é possível, por intermédio do software de gestão emissor, gerar multa da Receita Federal. Mas, para ser cancelada, o produto não pode ter circulado e ainda depende de análise e validação por parte da Receita Federal.
E se o produto já tiver circulado?
Em situações como essa, o ideal é que o destinatário emita uma nota de devolução ou o remetente emita uma nova de entrada.
Erros na emissão, como lidar?
Errou na hora de emitir a Nota Fiscal eletrônica? Calma, não é o fim do mundo. A legislação prevê a possibilidade de emissão da chamada Nota Fiscal eletrônica (NF-e) complementar nos seguintes casos:
- Reajuste de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;
- Exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
- Regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
- Para lançamento do imposto não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
- Na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;
- Em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.
Em alguns estados, há também a possibilidade de uso da Carta de Correção. Mas, sempre convém consultar a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) para verificar a disponibilidade e os procedimentos.
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